Project Management Tracker Google Sheets: Template dan Cara Membuatnya

Mengelola proyek dengan spreadsheet masih menjadi pilihan praktis bagi tim yang belum membutuhkan software project management khusus.

Dengan struktur yang tepat, project management tracker Google Sheets dapat digunakan untuk memantau tugas, deadline, PIC, status pekerjaan, hingga progres proyek dalam satu halaman.

Keuntungannya sederhana: file dapat dibagikan ke anggota tim, diperbarui bersama-sama, dan diakses dari berbagai perangkat tanpa harus memasang aplikasi tambahan.

Apa Itu Project Management Tracker Google Sheets?

Project management tracker adalah spreadsheet yang digunakan untuk mencatat dan memantau perkembangan proyek.

Berbeda dengan spreadsheet biasa, tracker memiliki struktur yang dibuat berdasarkan alur kerja proyek. Setidaknya terdapat informasi seperti:

• Nama tugas
• PIC atau penanggung jawab
• Deadline
• Status
• Prioritas
• Progress
• Catatan
• Tanggal penyelesaian

Contoh struktur sederhananya:

Dengan format tersebut, anggota tim tidak perlu bertanya satu per satu mengenai perkembangan pekerjaan.

Template Project Management Tracker Google Sheets

Tidak ada satu format yang cocok untuk semua proyek. Tracker untuk proyek SEO tentu berbeda dengan proyek pengembangan website atau kampanye marketing.

Namun, Anda dapat menggunakan struktur dasar berikut sebagai template Google Sheets:

1. Project Overview

Bagian ini berisi informasi umum proyek.

• Nama proyek
• Project manager
• Tanggal mulai
• Deadline
• Status proyek
• Persentase progres

2. Task Tracker

Ini merupakan bagian utama untuk memantau pekerjaan.

3. Timeline

Tambahkan tanggal atau minggu kerja untuk melihat apakah pekerjaan berjalan sesuai jadwal.

Bagian ini akan lebih berguna untuk proyek yang memiliki banyak pekerjaan saling bergantung.

4. Progress Summary

Gunakan bagian khusus untuk menampilkan jumlah pekerjaan:

• Total task: 20
• Selesai: 12
• Berjalan: 5
• Belum mulai: 3

Dengan ringkasan tersebut, project manager dapat mengetahui kondisi proyek tanpa membaca seluruh baris.

Cara Membuat Project Management Tracker di Google Sheets

Anda bisa menyalin file yang ada di Google Sheets Cherrytree kemudian membuat project tracker sendiri.

Membuatnya tidak harus dimulai dari spreadsheet yang rumit.

Langkah 1: Buat Spreadsheet

Buka Google Sheets dan buat spreadsheet baru. Berikan nama berdasarkan proyek, misalnya:

Project Tracker – Website Development

Langkah 2: Buat Kolom Utama

Pada baris pertama, buat kolom:

Task | PIC | Priority | Start Date | Deadline | Status | Progress | Notes

Jangan menambahkan terlalu banyak kolom jika memang tidak diperlukan. Tracker yang terlalu kompleks justru membuat tim malas memperbaruinya.

Langkah 3: Buat Dropdown Status

Pada kolom status, gunakan pilihan seperti:

• Belum mulai
• Berjalan
• Review
• Selesai
• Tertunda

Dengan dropdown, penulisan status menjadi konsisten sehingga lebih mudah difilter dan dianalisis.

Langkah 4: Tambahkan Progress

Progress dapat menggunakan persentase, misalnya 0%, 25%, 50%, 75%, dan 100%.

Untuk proyek sederhana, angka tersebut sudah cukup. Tidak perlu membuat sistem perhitungan yang kompleks jika tim hanya membutuhkan gambaran perkembangan pekerjaan.

Langkah 5: Gunakan Filter

Aktifkan filter agar anggota tim dapat menampilkan pekerjaan berdasarkan:

• PIC;
• status;
• prioritas;
• deadline.

Misalnya project manager ingin melihat hanya pekerjaan yang masih tertunda. Data dapat difilter tanpa mengubah isi spreadsheet.

Cara di atas terasa ribet? Tenang saja, Anda bisa membuatnya dengan AI, sebut saja: Gemini, Google Antigravity, Claude, ChatGPT, dan masih banyak lagi.

Tinggal masukan saja promt yang sesuai konteks Anda, misalnya:

“Buatkan saya contoh project management tracker yang bisa saya import ke Google Sheets. Buat tracker tersebut dengan profesional yang artinya, punya informasi seperti:

Daftar tugas dan statusnya

• Prioritas tugas
• PIC
• Deadline (tanggal)
• Deskripsi
• Presentase progress
• Dan lain-lain (Anda bisa menambahkannya sendiri sesuai kebutuhan)

Tambahkan juga elemen visual seperti chart atau diagram untuk merangkum informasi supaya lebih mudah dimengerti.

Mengapa Google Sheets Cocok untuk Project Tracking?

Salah satu alasan utama adalah kolaborasi.

Beberapa anggota tim dapat bekerja pada spreadsheet yang sama. Perubahan juga dapat dilihat secara langsung sehingga tracker tidak perlu dikirim ulang setiap kali terdapat pembaruan.

Hal ini berbeda dengan kebiasaan menggunakan file Excel yang disimpan secara lokal dan dikirim melalui email atau aplikasi pesan.

Risiko munculnya beberapa versi file dapat dikurangi ketika seluruh tim menggunakan dokumen yang sama.

Selain itu, spreadsheet dapat diakses melalui browser maupun perangkat mobile.

Project Management Tracker untuk Tim Kecil

Untuk tim kecil, tracker tidak perlu dibuat seperti dashboard perusahaan besar.

Misalnya sebuah tim SEO hanya terdiri dari empat orang. Spreadsheet cukup berisi:

Keyword → Artikel → PIC → Deadline → Status → URL → Progress

Dengan struktur tersebut, satu spreadsheet sudah dapat digunakan untuk mengelola puluhan pekerjaan.

Begitu pula untuk proyek pembuatan website. Task dapat dibagi menjadi:

• Riset kebutuhan
• UI/UX
• Development
• Content
• Testing
• Revisi
• Launch

Setiap pekerjaan kemudian diberikan PIC dan deadline.

Intinya bukan membuat spreadsheet yang terlihat canggih, tetapi membuat pekerjaan lebih mudah dipantau.

Apakah Ada Template Google Sheets Gratis?

Ada banyak template Google Sheets gratis yang dapat dijadikan titik awal. Google Sheets sendiri menyediakan berbagai template yang dapat digunakan untuk kebutuhan produktivitas.

Namun, template project management sebaiknya tetap disesuaikan dengan cara kerja tim.

Jangan memasukkan fitur budgeting, akuntansi, stok, atau kalender pernikahan hanya karena tersedia dalam kumpulan template. Template keuangan pribadi, misalnya, memiliki tujuan yang berbeda dengan project tracker.

Begitu pula template stok barang Google Sheets lebih cocok untuk inventory daripada memantau pekerjaan proyek.

Project Tracker vs Template Keuangan

Keyword seperti template budgeting Google Sheets gratis atau template keuangan Google Sheets gratis memang masih berada dalam ekosistem Google Sheets, tetapi fungsinya berbeda.

Project tracker menjawab pertanyaan:

Apa yang sedang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dan kapan harus selesai?

Sementara template budgeting menjawab:

Berapa pemasukan, pengeluaran, dan anggaran yang tersedia?

Keduanya dapat menggunakan Google Sheets, tetapi jangan dicampur dalam satu template jika memang tidak ada kebutuhan yang jelas.

Tapi jika Anda butuh ruang kerja yang lebih lengkap untuk tim. Google Sheets dapat membantu tim memantau proyek dan pekerjaan bersama.

Jika kebutuhan kolaborasi Anda semakin berkembang, Google Workspace menyediakan ekosistem kerja yang terintegrasi mulai dari Drive, Docs, Sheets, hingga Meet.

Kapan Harus Beralih ke Aplikasi Project Management?

Google Sheets cukup untuk proyek sederhana sampai menengah, terutama ketika jumlah task dan anggota tim masih mudah dikendalikan.

Namun, kebutuhan mulai berbeda ketika proyek memiliki:

• ratusan task;
• banyak anggota dan tim;
• dependency antarpekerjaan;
• workflow approval;
• automasi;
• notifikasi otomatis;
• manajemen workload;
• laporan proyek yang kompleks.

Pada kondisi tersebut, aplikasi project management khusus seperti ClickUp, Asana, Jira atau aplikais project management termurah, yakni Lark yang dapat memberikan struktur yang lebih lengkap.

Google Sheets tetap dapat digunakan sebagai alat pendukung atau sumber data tertentu.

Project management tracker Google Sheets merupakan cara sederhana untuk memantau pekerjaan, PIC, deadline, status, dan progres proyek dalam satu spreadsheet.

Untuk membuatnya, Anda tidak membutuhkan template yang rumit. Mulailah dengan kolom yang benar-benar dibutuhkan, gunakan dropdown untuk status, tambahkan filter, kemudian buat ringkasan progres.

Jika kebutuhan proyek semakin kompleks, barulah pertimbangkan menggunakan aplikasi project management khusus. Dengan begitu, spreadsheet tetap digunakan sesuai fungsinya, bukan dipaksakan menjadi sistem yang terlalu rumit.