Contoh daftar aset perusahaan Excel dapat digunakan untuk mencatat berbagai barang dan fasilitas yang dimiliki perusahaan secara lebih teratur. Mulai dari komputer, laptop, meja, kursi, printer, kendaraan, hingga peralatan kerja lainnya dapat dimasukkan ke dalam satu daftar inventaris.
Dengan format yang tepat, perusahaan dapat mengetahui aset apa saja yang dimiliki, lokasi penggunaannya, siapa yang bertanggung jawab, serta kondisi barang tersebut.
Excel masih menjadi pilihan praktis untuk membuat daftar inventaris, terutama bagi perusahaan yang jumlah asetnya belum terlalu banyak dan membutuhkan pencatatan yang mudah diperbarui.
Contoh Daftar Aset Perusahaan Excel
Berikut contoh sederhana yang dapat dijadikan dasar untuk membuat daftar aset perusahaan:
Dokumen Google Sheets di atas sebagai contoh aset yang cocok untuk bisnis ekspor-impor & logistik sesuai pasar dari Oaktree.id. Anda bisa menyalin ataupun mendownload dokumen tersebut.
Format tersebut masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk pencatatan yang lebih lengkap, beberapa kolom tambahan seperti harga perolehan, nomor seri, tanggal pembelian, sumber dana, masa penggunaan, dan keterangan dapat ditambahkan.
Format Daftar Inventaris Barang Kantor
Daftar inventaris kantor pada dasarnya berisi data barang yang menjadi bagian dari aset perusahaan. Formatnya sebaiknya dibuat sederhana agar mudah digunakan oleh bagian administrasi maupun penanggung jawab aset.
Contoh formatnya:
| No | Kode Barang | Nama & Spesifikasi Barang | Kategori | Tgl Perolehan | Jumlah | Lokasi Penempatan | Kondisi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | INV-2024-LAP-001 | Laptop Dell Latitude 5430 Core i5, RAM 16GB, SSD 512GB |
Elektronik | 15/01/2024 | 1 Unit | Ruang IT & Ops | Baik |
| 2 | INV-2023-MTR-012 | Monitor LG 24 Inch Full HD Model 24MK600M-B |
Elektronik | 10/08/2023 | 1 Unit | Ruang Desain | Baik |
| 3 | INV-2022-PRN-003 | Printer Epson EcoTank L3210 All-in-One Ink Tank |
Elektronik | 05/03/2022 | 1 Unit | Ruang Admin & HR | Rusak Ringan |
| 4 | INV-2023-FUR-045 | Kursi Kerja Ergonomis Egotec Mesh Back, Busa High-Density |
Furniture | 20/11/2023 | 5 Unit | Ruang Kerja Utm. | Baik |
| 5 | INV-2021-AC-002 | AC Split Daikin 1.5 PK FTKC35TVM4 Inverter |
Fasilitas | 12/04/2021 | 1 Unit | Ruang Meeting A | Rusak Berat |
Perbedaan antara format aset dan inventaris dapat disesuaikan dengan sistem administrasi masing-masing perusahaan. Yang terpenting adalah setiap barang memiliki identitas yang jelas dan dapat ditelusuri.
Daftar Inventaris Barang Excel Sebaiknya Berisi Apa?
Tidak ada satu format yang wajib digunakan untuk semua perusahaan. Namun, daftar inventaris barang Excel umumnya membutuhkan beberapa informasi berikut:
- Nomor atau kode aset
- Nama barang
- Kategori aset
- Spesifikasi atau nomor seri
- Jumlah
- Tanggal atau tahun perolehan
- Harga perolehan
- Kondisi barang
- Lokasi aset
- Pengguna atau PIC
- Status aset
- Keterangan
Untuk perusahaan dengan banyak aset, kode inventaris menjadi penting karena memudahkan pencarian dan pemeriksaan barang.
Misalnya, kode AST-IT-001 dapat digunakan untuk mengidentifikasi aset pertama milik bagian IT. Pola kode seperti ini membuat pencatatan lebih konsisten.
Contoh Daftar Inventaris Perusahaan
Inventaris perusahaan tidak terbatas pada barang yang berada di ruang kantor. Jenis aset yang dicatat dapat berbeda tergantung aktivitas bisnis.
Contohnya:
Aset elektronik
- Laptop
- Komputer desktop
- Monitor
- Printer
- Scanner
- Proyektor
- Router
Aset furnitur
- Meja kerja
- Kursi
- Lemari
- Rak arsip
- Meja rapat
Aset operasional
- Kendaraan
- Peralatan produksi
- Peralatan gudang
- Peralatan teknis
Setiap kategori dapat dibuat dalam satu sheet atau digabungkan dalam satu database inventaris. Untuk perusahaan kecil, satu sheet biasanya sudah cukup. Sementara perusahaan dengan aset yang lebih banyak dapat memisahkan data berdasarkan kategori, lokasi, atau departemen.
Contoh Daftar Inventaris Barang Kantor Excel
Jika ingin membuat format yang lebih lengkap, struktur Excel dapat dibuat seperti berikut:
| No | ID Aset | Deskripsi Aset & Spek | Kategori | Nilai Perolehan | Nilai Buku (2026) | Penanggung Jawab | Status Audit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | AST-2024-001 | Server Rack Dell PowerEdge R750 Lantai 1 – Ruang Server |
Keamanan & Server | Rp 125.000.000 | Rp 75.000.000 | Budi Santoso | Terverifikasi |
| 2 | AST-2024-002 | MacBook Pro M3 Max 16″ (36GB) Lantai 2 – Ruang Direksi |
Perangkat IT | Rp 48.500.000 | Rp 24.250.000 | Rian Pratama | Terverifikasi |
| 3 | AST-2023-015 | Mesin Fotokopi Fuji Xerox ApeosPort Lantai 2 – Open Workspace |
Elektronik Office | Rp 42.000.000 | Rp 16.800.000 | Dewi Lestari | Dalam Perawatan |
| 4 | AST-2022-008 | Meja Rapat Eksekutif Jati (12 Pax) Lantai 3 – Ruang Rapat Utama |
Furnitur | Rp 18.500.000 | Rp 9.250.000 | Siti Rahmawati | Terverifikasi |
| 5 | AST-2020-012 | Mobil Operasional Toyota Avanza Gudang Utama & Lapangan |
Fasilitas | Rp 215.000.000 | Rp 53.750.000 | Eko Prasetyo | Proses Afkir |
| TOTAL VALUASI ASET: | Rp 449.000.000 | Rp 179.300.000 | |||||
Mungkin Anda ingin tabel yang sedikit berbeda? Silahkan salin dan edit file exel lewat tombol di bawah ini:
Format ini lebih cocok ketika perusahaan tidak hanya membutuhkan daftar barang, tetapi juga ingin mengetahui nilai aset dan riwayat penggunaannya.
Cara Membuat Daftar Aset Perusahaan di Excel
Membuat daftar aset sebenarnya cukup sederhana. Anda dapat mengikuti langkah berikut.
1. Tentukan informasi yang dibutuhkan
Jangan langsung membuat puluhan kolom. Tentukan terlebih dahulu informasi yang memang diperlukan untuk mengelola aset.
Untuk pencatatan dasar, kolom kode aset, nama barang, kategori, jumlah, kondisi, lokasi, dan PIC sudah cukup.
2. Buat tabel inventaris
Masukkan nama kolom pada baris pertama kemudian ubah data menjadi tabel menggunakan fitur Format as Table di Excel.
Dengan tabel, penambahan data dan penggunaan filter akan lebih mudah.
3. Buat kode aset
Gunakan pola kode yang konsisten. Misalnya:
- AST-001 untuk aset umum
- AST-IT-001 untuk aset IT
- AST-ADM-001 untuk aset administrasi
Kode tersebut membantu membedakan aset ketika jumlah barang sudah semakin banyak.
4. Gunakan pilihan untuk kondisi dan status
Kolom seperti Kondisi dapat dibuat menggunakan pilihan seperti:
- Baik
- Rusak Ringan
- Rusak Berat
Sedangkan status dapat menggunakan:
- Digunakan
- Tersimpan
- Dipinjamkan
- Dalam Perbaikan
- Dihapuskan
Penggunaan pilihan yang konsisten membuat data lebih mudah difilter dan dianalisis.
5. Perbarui data setelah terjadi perubahan
Inventaris sebaiknya tidak berhenti sebagai daftar barang. Ketika aset dipindahkan ruangan, diberikan kepada karyawan lain, diperbaiki, atau sudah tidak digunakan, informasinya perlu diperbarui.
Dengan begitu, data Excel tetap mencerminkan kondisi aset yang sebenarnya.
Download Format Inventaris Barang Kantor Excel
Jika perusahaan sudah memiliki format administrasi sendiri, template Excel dapat dibuat berdasarkan struktur tersebut. Untuk kebutuhan sederhana, Anda dapat menggunakan format dengan kolom:
No. | Kode Aset | Nama Barang | Kategori | Jumlah | Kondisi | Lokasi | PIC | Keterangan
Sedangkan perusahaan yang membutuhkan pencatatan lebih detail dapat menambahkan tanggal pembelian, nomor seri, harga perolehan, supplier, dan status aset.
Sebelum menggunakan template hasil download inventaris Excel, periksa kembali kolom yang tersedia. Template yang terlihat lengkap belum tentu sesuai dengan proses inventarisasi perusahaan.
Yang lebih penting adalah format tersebut mudah diperbarui dan mampu menjawab kebutuhan pemeriksaan aset.
Apakah Excel Cukup untuk Mengelola Inventaris?
Excel cukup untuk perusahaan yang memiliki jumlah aset terbatas dan hanya membutuhkan pencatatan serta pemantauan sederhana.
Masalah biasanya mulai muncul ketika aset semakin banyak dan melibatkan banyak orang. Data dapat tersebar di beberapa file, perubahan sulit dilacak, dan informasi mengenai lokasi atau PIC tidak selalu diperbarui.
Dalam kondisi seperti ini, perusahaan dapat mempertimbangkan aplikasi inventaris barang yang memiliki fitur seperti database terpusat, pencatatan perpindahan aset, riwayat perubahan, pengelolaan pengguna, hingga laporan.
Namun, menggunakan aplikasi bukan berarti Excel sudah tidak berguna. Excel tetap dapat digunakan untuk impor, ekspor, pengolahan data, atau kebutuhan laporan tertentu.
Tips Agar Daftar Aset Perusahaan Tidak Berantakan
Ada beberapa kebiasaan sederhana yang dapat membuat data inventaris lebih mudah dikelola:
- Gunakan kode aset yang unik.
- Hindari nama barang yang tidak konsisten.
- Gunakan format tanggal yang sama.
- Pisahkan data utama dengan laporan jika diperlukan.
- Gunakan dropdown untuk kolom seperti kondisi dan status.
- Tetapkan PIC yang bertanggung jawab memperbarui data.
- Lakukan pengecekan fisik secara berkala.
- Simpan salinan atau backup file inventaris.
Hal yang sering menjadi masalah bukan pembuatan tabelnya, melainkan kesenjangan antara data Excel dan kondisi aset di lapangan. Karena itu, pembaruan data perlu menjadi bagian dari prosedur pengelolaan aset perusahaan.
Jika kebutuhan administrasi lebih kompleks, tambahkan informasi seperti nomor seri, tanggal pembelian, nilai perolehan, status, dan riwayat aset.
Excel cocok untuk pengelolaan inventaris sederhana. Ketika jumlah aset, pengguna, dan perpindahannya semakin banyak, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem inventaris yang lebih terpusat agar pencatatan tidak bergantung pada satu file.
